不是老大 也可以影響會議的節(jié)奏
來 源：未知發(fā)表日期：2016-04-29
會議令人沮喪。我們每個人都要經(jīng)歷很多的會議，會議花費的時間長，效果又不顯著。
我們很容易因會議的徒勞嗔怪他人，將責(zé)任怪罪在那些邀請我們參會、安排會議日程以及主持會議的人身上。我們認(rèn)為自己的職責(zé)只是出現(xiàn)、發(fā)表演說并試著讓自己聽起來是個明白人。
但是，不管我們是會議的召集人或者僅僅是會議的參與者，我們都對會議的有效性負(fù)有責(zé)任。如果你是會議的組織者，你當(dāng)然需要采取行動。許多有關(guān)會議管理的書籍和培訓(xùn)課程都能找到行之有效的方法。如果你不是會議的負(fù)責(zé)人，你可以采取的確保會議有效的措施或許不夠清晰，但這并不意味著你就可以獨善其身了。如果你反復(fù)地消極地參加構(gòu)思糟糕、組織無效的會議，那么你就在助長他人的不良行為從而加劇了問題。
盡管挑戰(zhàn)會議組織者是非常困難的，特別是當(dāng)會議組織者是你的老板或者上級經(jīng)理時，如果你能找到正確的方式，那么你便節(jié)省了每個人的寶貴時間。
舉例說，在一個大型的科技公司，CEO召集公司20名高管參加兩周一次的例會，在會議上回顧業(yè)績并作出重要決定。盡管CEO的行政秘書已經(jīng)提前準(zhǔn)備好了會議日程，滿腹熱情和好奇心的CEO慣于偏離議題，因此，會議持續(xù)的時間總是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)計。最終，幾個直接向CEO匯報的職員建議引入第三方服務(wù)商參加會議，目的在于確保會議有效進行。令人驚訝的是CEO竟然同意了。最終的結(jié)果是CEO沒有覺得被冒犯，同樣感受到會議效率低下的她只是不知道該如何改進。
對于反饋，人們不會總是顯現(xiàn)合作或者開放的態(tài)度，所以員工應(yīng)對持久戰(zhàn)有所準(zhǔn)備并在過程中小心應(yīng)對。比如，在我工作過的一個企業(yè)，CEO酷愛在員工會上逐行瀏覽商業(yè)報告，將其視為一種發(fā)現(xiàn)問題的方式。這一行為讓每一個人感到沮喪，因為他們本可以在會前閱讀報告并提前發(fā)現(xiàn)問題。當(dāng)團隊成員試圖改進時，CEO表示這是他做事情的一貫方式并堅持自己不會改變(語氣并不友好)。就此，團隊成員放棄了建議，在CEO退休之后才優(yōu)化了流程。
事情的關(guān)鍵在于在別人主持的會議上表達(dá)反對意見是需要花費一定勇氣的，你也不可能總是成功。但是，如果你所在的組織迫切需要做出一些變革，可以考慮以下兩個戰(zhàn)略：
首先，考慮高效率會議的標(biāo)準(zhǔn)原則，例如擁有清晰的目標(biāo)，邀請正確的人員，提前做好準(zhǔn)備，安排好流程，然后著手從這些方面尋求反饋。如果這當(dāng)中的任何環(huán)節(jié)可以得到提高，就會對會議的效率和結(jié)果有重大影響。另外，這些環(huán)節(jié)是實際可操作的，因此可以和老板或是比自己級別高的人理性探討。更為重要的是有關(guān)這些問題的對話不需要去挖掘?qū)h管理行為的主觀評價。
在一個公司，級別高的人在自己無法參會時會安排下屬參加日常會議。問題在于這些高層領(lǐng)導(dǎo)頻繁地派出下屬參加會議致使很難做出實際決定。終于，一位經(jīng)理向老板提出了此事。經(jīng)理梳理了讓下屬參會的益處(下屬可以代表所在團隊的利益并且對于下屬而言，參加高級別的會議有利于自身的發(fā)展)，同時說明了讓下屬參會有可能產(chǎn)生的問題(延誤決策的制定，有時還會傷害團隊的活力)?；诖?，老板能夠提出指導(dǎo)方針，規(guī)范何時允許下屬作為代表參會以及何時不允許。
一個更大的挑戰(zhàn)是如何在會議進行期間給予他人反饋(特別是對于級別更高的人)。
你當(dāng)然不能說：“這是個糟糕的會議并教導(dǎo)他人該如何做的更好。”但是，你可以給領(lǐng)導(dǎo)提供一些容易的評估機制，這些機制可以幫助領(lǐng)導(dǎo)自行對會議的運行情況得出結(jié)論。比如對會議流程的匿名評估，可以讓參與者做線上調(diào)查，或是作為一個簡短議題在會議的最后進行討論。一個經(jīng)理向老板建議每次的員工會議可以在結(jié)束環(huán)節(jié)設(shè)置一個兩分鐘的對話，在對話中每位參與者就本次會議的可取之處以及下次會議希望調(diào)整之處發(fā)表意見。很自然地，在前幾次會議的討論環(huán)節(jié)，大多數(shù)的反饋都是正面的，但最終人們開始嘗試談?wù)撚锌赡芨淖兊牡胤?。最終形成了簡潔的決定，而不是偏題的討論，總體而言實現(xiàn)了更加高效的會議。
考慮到會議所占據(jù)的時間，即使你不是會議的主導(dǎo)者，你也可以針對會議的效果和產(chǎn)出做出貢獻，特別是通過微小的富有勇氣的行為做出貢獻，記住這一點非常重要。如此行事或許不能總是奏效，但是無所作為肯定不會對事情有所改善。
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