職位分析說明書
網(wǎng)名：煙花過后 服務(wù)中心：河北省唐山電大 專業(yè)批次：201109公共事業(yè)管理
職位名稱 |
辦公室主任 |
所屬行業(yè) |
醫(yī)療服務(wù) |
工作日程 |
8點(diǎn)－12點(diǎn) |
注：因辦公室臨時(shí)性工作較多，無法逐一列出，以下為每天固定不變的工作。 每天早晨提前半小時(shí)到辦公室，帶領(lǐng)工作人員打掃院長(zhǎng)辦公室、會(huì)議室、會(huì)客廳衛(wèi)生。然后梳理昨天因特殊原因未完成的工作和今天的重點(diǎn)工作，以便合理安排和分工。提醒院長(zhǎng)暫未完成的事宜，按時(shí)參加各種會(huì)議。 8:00行政交班會(huì)準(zhǔn)時(shí)開始，主持會(huì)議并記錄，各行政科室輪流匯報(bào)工作，發(fā)現(xiàn)問題會(huì)后督促落實(shí)。會(huì)議大概持續(xù)40分鐘。 會(huì)議結(jié)束后安排負(fù)責(zé)文件的人員收發(fā)政府網(wǎng)文件，仔細(xì)閱讀分類后簽發(fā)至各主管院長(zhǎng)及相關(guān)科室，全程監(jiān)督文件的承辦落實(shí)。 向院長(zhǎng)匯報(bào)今天的工作安排，詢問是否有臨時(shí)檢查、會(huì)議等活動(dòng)，進(jìn)行工作部署。如遇政府或上級(jí)主管部門召開會(huì)議，負(fù)責(zé)文字材料的編寫并陪同領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)。如遇檢查則全程陪同并介紹工作情況，結(jié)束后安排檢查人員休息、就餐。 安排負(fù)責(zé)宣傳的人員對(duì)宣傳板、電子屏等設(shè)施內(nèi)容及時(shí)更新，發(fā)布當(dāng)天重要通知及重點(diǎn)工作安排。 寫工作日志、計(jì)劃及上報(bào)的材料（每天都要完成） |
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12點(diǎn)－18點(diǎn) |
12點(diǎn)下班午餐后休息至14點(diǎn)。 上班后先進(jìn)行上午未完成的工作，上午工作全部完成后如無特殊情況就閱讀當(dāng)天的各種報(bào)紙（各種黨報(bào)、人民日?qǐng)?bào)、健康報(bào)、工人報(bào)、經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)、唐山勞動(dòng)日?qǐng)?bào)等）。 閱讀完報(bào)紙堅(jiān)持寫一篇讀書筆記。 上網(wǎng)收轉(zhuǎn)電子郵件，協(xié)調(diào)醫(yī)教科、護(hù)理部等科室處理相關(guān)工作。 每周二下午15點(diǎn)全院行政查房，對(duì)存在問題記錄并督促落實(shí)。 每周五下午15點(diǎn)全院中層干部例會(huì)，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議通知、會(huì)議記錄等工作。 |
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18點(diǎn)－24點(diǎn) |
私人時(shí)間（如遇加班、應(yīng)酬等特殊情況，時(shí)間另行安排。） | ||
職位要求 |
辦公室處于承上啟下的地位，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁，協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶，保持醫(yī)院工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，在日常工作中具有十分重要的作用。辦公室主任崗位職責(zé)實(shí)踐表明，上級(jí)的各項(xiàng)決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實(shí)，后勤工作是否保障有力，職工文化生活開展的是否有聲有色，很大程度上取決于有沒有一個(gè)合格、稱職的辦公室主任，更進(jìn)一步就是辦公室主任崗位職責(zé)的履行程度。 一、辦公室主任的基本職能 概括的講，辦公室主任的主要職能就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行服務(wù)。其基本職能有四項(xiàng)，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協(xié)調(diào)職能。 1．參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點(diǎn)、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實(shí)施過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、審時(shí)度勢(shì)、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實(shí)施過程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮參謀作用。 2．承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個(gè)方面。一是來自上級(jí)部門的。主要是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項(xiàng)，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對(duì)待，按期完成。二是來自站領(lǐng)導(dǎo)的。對(duì)于站班子的決策，辦公室主任要帶領(lǐng)工作人員不折不扣地去落實(shí)，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任是第一責(zé)任人。三是來自站內(nèi)各科室和班組的。站內(nèi)職工需辦理有關(guān)事項(xiàng)或?qū)φ緝?nèi)的意見建議，按程序應(yīng)先和辦公室取得聯(lián)系，這就需要辦公室主任根據(jù)實(shí)際情況去處理。總之，辦公室主任對(duì)所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)要高度負(fù)責(zé)。一絲不茍，一辦到底，落到實(shí)處。 3．管理職能。管理職能主要是針對(duì)辦公室內(nèi)部而言，集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是文書管理。盡管站內(nèi)文件并不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進(jìn)行的撰稿、校對(duì)、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負(fù)責(zé)督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管理。辦公室作為站內(nèi)事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主任作為這個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該說是事無巨細(xì)，都要認(rèn)真操辦。如會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對(duì)處接待、辦公用具以及為站內(nèi)職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)。使辦公室真正成不站內(nèi)工作的樞紐。 4．協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào)，即指致辭力于上下級(jí)之間關(guān)系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調(diào)一致辭的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指票證、監(jiān)控、財(cái)務(wù)等各科室融洽和諧的協(xié)調(diào)工作。 二、辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng) 辦公室主任要素質(zhì)高、修養(yǎng)好。素質(zhì)包括政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)四個(gè)方面。 政治素質(zhì)是辦公室主任的首要素質(zhì)。就是政治上絕對(duì)可靠，具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義理想信念，是“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的忠實(shí)實(shí)踐者。 品德素質(zhì)是除了政治素質(zhì)以外最基本、最重要的素質(zhì)之一。要求做到光明磊落，忠誠(chéng)老實(shí)；服從組織，顧全大局；關(guān)心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹(jǐn)慎；嚴(yán)于律已，廉潔奉公。 心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅(jiān)強(qiáng)的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻(xiàn)媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹(jǐn)慎而不圓滑。同時(shí)，還要從本職工作出發(fā)，不以個(gè)人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興趣，培養(yǎng)興趣的多樣性，以適應(yīng)工作需要。此外，在工作中不僅要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績(jī)的時(shí)候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負(fù)重。 知識(shí)素質(zhì)主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本理論和基本知識(shí)，掌握其思想體系，特別是“三個(gè)代表”重要思想和“科學(xué)發(fā)展觀”的基本內(nèi)涵。二是專業(yè)知識(shí)。不僅要具有辦公室工作的基本知識(shí)還要熟知醫(yī)院相關(guān)的各項(xiàng)法律法規(guī)等專業(yè)知識(shí)，努力成為一個(gè)“多面手”。三是寬廣的基礎(chǔ)知識(shí)，如歷史知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)等輔助知識(shí)，力爭(zhēng)使自己成為一個(gè)知識(shí)淵博的人。 辦公室主任除了需要具備以上四種素質(zhì)和不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)外，在工作中還要樹立敬業(yè)意識(shí)、公樸意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)三種意識(shí)。 所謂敬業(yè)意識(shí)，也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行，這是做好工作的前提。辦公室主任是個(gè)很重要的崗位。能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和同志們服務(wù)，是一件很光榮的事。對(duì)于這樣一項(xiàng)重要而又有意義 的工作，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而要懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，全身心投入進(jìn)去，努力把工作干好。通過鉆研學(xué)習(xí)掌握各種知識(shí)，不斷提高思想政治工作水平和專業(yè)水平，增強(qiáng)使命感和工作能力。 公仆意識(shí)，也可以說是服務(wù)意識(shí)，就是要當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公仆，當(dāng)好廣大職工的公仆，當(dāng)好司乘人員的公仆，全心全意地為他們服務(wù)。當(dāng)好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠(chéng)心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。 實(shí)實(shí)在在地說，當(dāng)好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達(dá)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、請(qǐng)示匯報(bào)，后勤服務(wù)，工作繁雜，平凡而枯燥。所以必須樹立無私奉獻(xiàn)的意識(shí)，不計(jì)名利，不講報(bào)酬，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)。 做一名合格的辦公室主任面對(duì)秘書事務(wù)雜、任務(wù)重的工作性質(zhì)，不怕吃苦，勇挑重?fù)?dān)，積極適應(yīng)各種艱苦環(huán)境，在繁重的工作中磨練意志，增長(zhǎng)才干。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勇于實(shí)踐，博覽群書，不斷積累，在向書本學(xué)習(xí)的同時(shí)注意收集各類信息，廣泛汲取各種“營(yíng)養(yǎng)”；同時(shí)，講究學(xué)習(xí)方法，端正學(xué)習(xí)態(tài)度，提高學(xué)習(xí)效率，防止和克服淺嘗輒止、一知半解的傾向。努力培養(yǎng)自己具有扎實(shí)的理論功底、辨正的思維方法、正確的思想觀點(diǎn)、踏實(shí)的工作作風(fēng)、周密的組織能力、機(jī)智的分析能力、果敢的處事能力、廣泛的社交能力、從而逐步達(dá)到“張口能講，提筆能寫，下手能干”的境界。要打破長(zhǎng)期形成的心理定勢(shì)和思維定勢(shì)，勇于發(fā)現(xiàn)和糾正自己工作中的缺點(diǎn)、錯(cuò)誤，不斷調(diào)整自己的思維方式和工作方法。 |
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薪資待遇及從業(yè)情況 |
薪資待遇： 1. 底薪+績(jī)效工資每月約4000元,繳納各項(xiàng)保險(xiǎn)（五險(xiǎn)一金）、有院齡工資、津補(bǔ)貼、交通補(bǔ)助、全勤獎(jiǎng)及其它； 2.每年組織外出學(xué)習(xí)（醫(yī)院全額提供吃、住費(fèi)用）； 3.生日發(fā)放禮物、大型節(jié)日發(fā)放節(jié)日禮品； 4.提供舒適的辦公環(huán)境、學(xué)習(xí)平臺(tái)及發(fā)展空間； 5.薪資待遇：、免費(fèi)提供三餐和住宿、 從業(yè)情況： 辦公室工作繁雜而重要，成為辦公室主任必須具有優(yōu)秀的決策能力、應(yīng)變能力、分析判斷能力、溝通能力、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能力及解決突發(fā)事件的能力，全面保障醫(yī)院行政辦公、后勤保障等日常工作的正常運(yùn)營(yíng)；有較強(qiáng)的管理、協(xié)調(diào)能力及工作責(zé)任心，具有優(yōu)秀的執(zhí)行能力及良好的職業(yè)形象和素質(zhì)。 熟練使用辦公軟，有較強(qiáng)的文字功底，優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力。辦公室主任由于積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，表現(xiàn)優(yōu)秀者可提名為副院長(zhǎng)人選。 |
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培訓(xùn)要求 |
專業(yè)培訓(xùn)課程：主要是公文寫作基本規(guī)則、常用公文起草要領(lǐng)、辦公室建設(shè)與管理三方面的培訓(xùn)。在公文寫作基本規(guī)則中要明確公文寫作的特點(diǎn)是規(guī)范性強(qiáng)。 目的是為處理公務(wù)服務(wù)，排斥個(gè)性化寫作。 內(nèi)容要真實(shí)地反映事實(shí)，排斥文學(xué)手法。格式具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。表達(dá)上采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語。在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。 常用公文起草包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知的起草，怎樣編寫計(jì)劃、怎樣起草總結(jié)、編寫會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)和領(lǐng)導(dǎo)講話稿及請(qǐng)示的起草。為了寫出好文章要特別注重理論學(xué)習(xí)和政策學(xué)習(xí)。既要博覽群書，又要針對(duì)工作需要，突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如。注重廣泛涉獵各種知識(shí)。注重積累工作閱歷。加強(qiáng)辦公室建設(shè)與管理包括辦公室人員崗位認(rèn)知與基本職責(zé)、加強(qiáng)辦公室建設(shè)、辦公室辦會(huì)工作基本規(guī)范和加強(qiáng)辦公室的日常管理。 培訓(xùn)書籍：《怎樣當(dāng)好辦公室主任》，此書是一本管理者崗位培訓(xùn)系列叢書。解讀主任的角色要求，把握主任的工作定位，履行主任的基本職責(zé)，培養(yǎng)主任的工作作風(fēng)，設(shè)計(jì)主任的公眾形象。 自我培訓(xùn)途徑：到其它醫(yī)院參觀，參加各種培訓(xùn)班、提高班，平時(shí)多看報(bào)紙、新聞。 |
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