在職場中如何避免因數(shù)字化信息引起分心
來 源：未知發(fā)表日期：2016-06-17
因數(shù)字化信息引起的分心也許是當(dāng)今職場特有的問題。我們整日被臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦和智能手機(jī)上許許多多的信息和通知輪番轟炸，想集中注意力卻力不從心。要是犯了拖延癥，隨手點幾下就能浪費大把時間。
這種持續(xù)聯(lián)網(wǎng)的文化對人們的工作和生活都產(chǎn)生了負(fù)面影響。我們?yōu)槟切┫鄬Χ暂^次要的信息和干擾浪費了時間、精力和注意力，始終忙碌卻并未產(chǎn)生多少價值。克利福德·納斯(Clifford Nass)與他在斯坦福大學(xué)的同事最近研究發(fā)現(xiàn)，頻繁在不同內(nèi)容間切換的人在注意力、記憶力和任務(wù)掌控力上皆不如注意力集中一處的人。數(shù)字化分心使得人們在辦公室和家中的效率及參與度下降。由商務(wù)專業(yè)人士、科研人員和咨詢顧問組成的非營利組織“信息過載研究小組”(Information Overload Research Group)發(fā)布報告稱，美國的知識工作者浪費了25%的時間，用于處理自己龐大且持續(xù)增長的信息流，由此造成的年均經(jīng)濟(jì)損失高達(dá)9970億美元。
為解決這個問題，多數(shù)人贊同要控制數(shù)字化信息過載，別讓信息控制自己。但具體該如何著手?我們就此問題請教了心理學(xué)家拉里·羅森(Larry Rosen)和技術(shù)專家亞歷山德拉·塞繆爾(Alexandra Samuel)。之前我們猜測，這兩位有著不同學(xué)科背景的專家可能會給出迥然不同的建議——結(jié)果的確如此。羅森認(rèn)為我們應(yīng)當(dāng)徹底離開信息流，投入其他更能提升精力的活動。塞繆爾則提出，與數(shù)字化信息所造成的分心作斗爭，最佳途徑是有策略地使用數(shù)字化工具。要想應(yīng)對數(shù)字化信息引起的分心這個巨大且持續(xù)加劇的挑戰(zhàn)，你可以綜合參考他們兩位的建議。
戒掉數(shù)碼設(shè)備
38歲的馬爾科是一家手機(jī)教學(xué)應(yīng)用公司的經(jīng)理，他每天第一件事就是看手機(jī)：起床前查看并回復(fù)信息，在早餐桌上打開CNN手機(jī)應(yīng)用看新聞，甚至在開車上班路上都忍不住要看看手機(jī)。在辦公室，電子郵件和短信頻頻令他分心，使他難以完成重要任務(wù)，且無法集中注意力開會，招致同事抱怨。
晚上下班回家，馬爾科不與妻兒交流，而是把時間花在手機(jī)或筆記本電腦上。我在他孩子的學(xué)校做過演講后，他便向我坦承了這一切，問我能否幫他改正此種習(xí)慣。我向他保證會提供幫助，并告訴他，還有人跟他一樣。
過去幾年里，心理學(xué)家一直在研究近年來人類與技術(shù)間關(guān)系的巨大轉(zhuǎn)變。我們在2008年做過一項研究，去年又重復(fù)了一次。我們讓嬰兒潮一代(二戰(zhàn)后1946年-1964年出生的人)、X世代(1965年-1976年出生的人)和新一代(20世紀(jì)80年代出生的人)三個年齡群體的受試者，在66組同時進(jìn)行的活動中選出他們經(jīng)常做的，例如“你是否一邊上網(wǎng)一邊發(fā)短信”、“你是否一邊發(fā)電子郵件一邊吃飯”。2008年，嬰兒潮一代回答“是”的平均比例為59%，X世代為67%，新一代為75%。2014年，比例總體升高，嬰兒潮一代為67%，X世代為70%，新一代為81%。我們在第二次實驗中增加了i世代(20世紀(jì)90年代出生的人)，該群體回答“是”的比例高達(dá)87%，即使他們覺得某項活動單獨進(jìn)行有困難，也會同時做兩件事。
遺憾的是，有證據(jù)顯示多任務(wù)同時進(jìn)行的結(jié)果并不盡如人意：兩件事中至少要有一件事可以無意識進(jìn)行，才有可能同時做好。因此你大可以一邊走路一邊嚼口香糖，至于一邊查收電子郵件一邊參加電話會議、一邊刷Facebook頁面一邊工作則不可同日而語。研究人員指出，只要拿著手機(jī)，人的效率和信賴度就有所下降，在學(xué)習(xí)時受到干擾的學(xué)生學(xué)習(xí)同樣內(nèi)容所需的時間更長且壓力更大。加利福尼亞大學(xué)爾灣分校教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)的研究表明，員工工作3分鐘便會分心去做別的事(通常是發(fā)微信之類的)，而重新集中注意力回到之前的工作需花費約20分鐘。
我們被數(shù)字化引起的分心弄得疲憊不堪是何緣故?一些人將數(shù)碼產(chǎn)品過度使用稱為成癮癥。但大多數(shù)人并未從該行為中獲得多少快感，而快感是成癮癥的本質(zhì)特征，所以我不同意這種說法。更準(zhǔn)確的術(shù)語是“唯恐錯過”(fear of missing out)、掉線恐懼(fear of being offline)和無手機(jī)聯(lián)絡(luò)焦慮癥(nomophobia)，這些焦慮癥狀與強(qiáng)迫癥類似。人們不斷查看筆記本電腦、平板電腦和手機(jī)，是因為擔(dān)心自己對新信息的接收落后于別人，對短信或電子郵件回復(fù)太慢，或者給別人的社交媒體狀態(tài)評論或點贊太慢。
這樣的問題診斷有著無數(shù)研究支持。在我的實驗室，我們發(fā)現(xiàn)許多人每15分鐘或更短時間就要查看一次手機(jī)，否則便會陷入焦慮，這一現(xiàn)象不分年齡。我的同事南希·奇弗(Nancy Cheever)讓163名學(xué)生在一間報告廳內(nèi)靜坐，不許交談、工作或使用手機(jī)，一小時后對他們的焦慮程度進(jìn)行檢測。輕度智能手機(jī)使用者的焦慮水平未發(fā)生變化，中度使用者焦慮度提升至某一水平隨即保持不變，而習(xí)慣一天到晚隨時查看手機(jī)的學(xué)生則感到焦慮度迅速飆高且持續(xù)上升。
如何緩解焦慮、避免分心?我向?qū)W生、家長、老師和公司領(lǐng)導(dǎo)者推薦三種有助于離開數(shù)碼設(shè)備重新集中注意力的策略。
第一，用行為準(zhǔn)則約束自己，戒斷數(shù)碼設(shè)備。先把所有電子通信設(shè)備查看一遍，然后全部關(guān)閉，手機(jī)調(diào)至靜音。設(shè)置一個15分鐘后提醒的鬧鐘，鬧鐘響起時用一分鐘查看電子設(shè)備。重復(fù)這一過程讓自己適應(yīng)，逐漸將戒斷時間延長至一小時或數(shù)小時。
第二種策略是受納塔涅爾·克萊特曼(Nathaniel Kleitman)啟發(fā)?？巳R特曼的研究表明，大腦運轉(zhuǎn)在睡眠和清醒時都遵循著90分鐘的作息節(jié)律。你應(yīng)當(dāng)在每一個半小時工作后安排一段休息時間，使用電子設(shè)備同時處理多項任務(wù)時更應(yīng)如此，因為多任務(wù)并行會讓大腦過勞。在大自然中休息10分鐘便足以起到鎮(zhèn)靜作用，此外還可以選擇聽音樂、欣賞美術(shù)作品、鍛煉或冥想做為休息方式。
最后一種方法，別把電子設(shè)備放在臥室。美國國家睡眠基金會(NSF)和梅奧診所(Mayo Clinic)指出，使用會發(fā)出藍(lán)光的LED設(shè)備有害于睡眠，而睡眠有助于消除大腦中的無用信息和日間神經(jīng)元活動產(chǎn)生的毒素，對你白天學(xué)習(xí)的內(nèi)容起到至關(guān)重要的強(qiáng)化作用。NSF建議睡前一小時停止查看數(shù)字化信息，梅奧診所則建議夜間使用電子設(shè)備時調(diào)低屏幕亮度，與屏幕保持35厘米的距離，臨睡前把電子設(shè)備放到房間外去。這樣做的目的是為了使激活大腦的神經(jīng)遞質(zhì)停止分泌，促進(jìn)可助你入眠的褪黑素產(chǎn)生。
我勸馬爾科定期“斷開連接”，并在使用數(shù)碼設(shè)備時適度休息。他開始去辦公室外散步，晚上把手機(jī)放在廚房抽屜里。不到一個月，他便能堅持半小時不查看電子設(shè)備，心情更好，精力更充沛，注意力和工作效率也有所提升。
使用電子設(shè)備是為了緩解焦慮，然而過度使用卻讓我們更加焦慮。為打破這種惡性循環(huán)，我們必須限制自己對電子設(shè)備的使用，唯其如此方可集中注意力。
善用工具提升效率
信息技術(shù)以多種途徑強(qiáng)行占用了我們的時間，而我們卻忘了使用數(shù)字化工具原本是為了讓生活更輕松。倘若使用得當(dāng)，生活的確會更輕松。筆者從事信息技術(shù)運用研究20年，發(fā)現(xiàn)以毒攻毒之法非但可行，且勢在必行。
當(dāng)今數(shù)字化時代，“關(guān)機(jī)”一途并不可行。諸多工作、溝通和社交活動皆通過電子設(shè)備進(jìn)行，少有人能承擔(dān)在工作日長時間離線的結(jié)果，甚或連晚上和周末也不例外。塔塔通信(TataCommunications)最近一次調(diào)查顯示，在美國、歐洲和亞洲，人們每天花在網(wǎng)絡(luò)上的平均時間超過5小時，64%的人在無法聯(lián)網(wǎng)時感到焦慮。
品牌及市場營銷機(jī)構(gòu)Element Three創(chuàng)始人兼總裁蒂芙妮·紹德(Tiffany Sauder)知道“始終保持在線”這個要求對于正在發(fā)展的公司的高管而言是何等挑戰(zhàn)。自2011年大獲成功、簽下一位大客戶后，她便做好準(zhǔn)備要為公司和自己打造更高的公眾認(rèn)同度。她知道自己需要開始用推特，但打造社交媒體形象對一個已然被各種信息淹沒的人來講不啻于又一件苦差。“電子郵件簡直是噩夢，”她說，“感覺就像我在為收件箱工作，不是為我自己工作。”
蒂芙妮的問題不在于信息技術(shù)，而在于她的使用方法。她與筆者見過的許多高管一樣，不會自行尋找專為提高在線交流專注度和效率而設(shè)計的工具。
第一步，你要摒除“保持跟進(jìn)”迷思——“保持跟進(jìn)”意即你可以處理所有電子郵件、閱讀媒體上所有的重要信息，在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布有見地的內(nèi)容，并且從不出錯。千萬別這么想。你的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是將自己接收的信息分類并設(shè)限，精簡閱讀，只對重要信息進(jìn)行回應(yīng)和分享。
舉個例子，電子郵件幾乎都不需要立即予以注意，而一些行業(yè)新聞與你的工作全不相干。為收件箱設(shè)限可能有些困難，尋求筆者建議的多數(shù)人都十分擔(dān)心會錯過一些東西。但他們著手過濾掉垃圾信息后便發(fā)現(xiàn)，自己能夠更高效地與客戶和同事交流、跟進(jìn)行業(yè)動態(tài)、樹立社交形象，而這一切所需的時間投入并不多。
電子郵件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱總是塞滿郵件，或者你忙于回復(fù)郵件而無暇完成其他工作，那么借助工具自動完成一部分整理郵件的工作將大有裨益。Outlook、Gmail及其他許多主流電郵工具都可以設(shè)置郵件過濾條件，確保只有最必要的郵件能寄達(dá)收件箱。你可以設(shè)置將不太緊急的郵件自動歸檔至其他文件夾，以待稍后查看。
無須立即查看的電子郵件包括新聞、購物收據(jù)、公司內(nèi)部通知、社交媒體通知、抄送的郵件乃至已在日歷上有標(biāo)記、不必從郵件中查看的會議邀請。記住，這些信息并未消失，而是存放在其他文件夾里待你方便時查看。每天或每周安排一個小時瀏覽這些郵件，頻率依其具體內(nèi)容而定。
過濾電子郵件會為你對收件箱的郵件進(jìn)行分類查閱提供便利。如果擔(dān)心會有重要信息被誤判為垃圾郵件，你可以定期瀏覽所有郵件(在Gmail中選擇“所有郵件”，或在上方搜索欄中鍵入字母“a”以顯示全部郵件)。
至于新聞，自動化也能提供同樣的便利。多數(shù)人廣泛關(guān)注各種內(nèi)容產(chǎn)出方、意見領(lǐng)袖和話題，但如果你在網(wǎng)絡(luò)上亂逛、瀏覽許多不必讀的社交媒體狀態(tài)或文章，那就是浪費時間。你可以利用新聞閱讀應(yīng)用如feedly(筆者強(qiáng)烈推薦這款應(yīng)用，在電腦和移動設(shè)備上都可使用)、Flipboard或Reeder收集與自己相關(guān)度最高的內(nèi)容。
你可以關(guān)注或訂閱最感興趣的新聞源、博客和話題討論，通過新聞應(yīng)用一次性獲取所需內(nèi)容，然后每天或每星期留出一段時間專門閱讀。
倘若你十分清楚自己碰到的文章類型，此法會令你受益頗多。舉例來說，要設(shè)置自定義文章訂閱源，先找個搜索引擎試試不同的關(guān)鍵詞、標(biāo)簽和符號組合，比如“效率和 #自動化”這樣的組合，再把搜索結(jié)果放進(jìn)一個或多個RSS(意為“真正簡易聚合”)訂閱中。不是所有搜索引擎都提供RSS訂閱服務(wù)，而且一些搜索引擎的RSS有點兒難找，但你只要把自己創(chuàng)建的訂閱源地址粘貼到新聞閱讀應(yīng)用里就可以了。
記住，你不可能也沒有必要讀完所有東西。你要找的是自己領(lǐng)域內(nèi)的重大事件和洞見，外加一點能讓你就新事物思考一下的特殊內(nèi)容，以及一些可供分享的獨特東西。
那么你自己的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)出呢?點贊、收藏和發(fā)推特可以幫助你在業(yè)內(nèi)建立信譽、發(fā)展新的關(guān)系，但打造和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)形象須耗費大量時間。因此，筆者建議忙碌的高管將此項工作部分移交自動化處理。
一個簡單的辦法是借助你設(shè)置的新聞閱讀應(yīng)用。這種應(yīng)用大都提供一鍵分享到推特、領(lǐng)英和Facebook的功能。此外，Hootsuite、Buffer或Social Inbox等工具可向多個社交媒體推送信息，并可提前設(shè)置發(fā)送時間，更為便捷高效。將這樣一個系統(tǒng)設(shè)置好，你就能在不到一小時的時間里創(chuàng)建足夠更新一周的內(nèi)容。
只要在瀏覽新聞閱讀軟件時將有價值的內(nèi)容加入推送列表，必要時添加評論。如此在閱讀時稍加動作，便可在社交媒體上維持你的存在感，即使無暇搜尋可供分享的最新鏈接亦無傷大雅。
如今蒂芙妮正坐擁自動化帶來的若干益處。她用Gmail過濾功能將市場營銷相關(guān)新聞、社交媒體通知與必讀重要郵件分開，白天查看電子郵箱時便能集中注意力處理重要事務(wù)。她每周設(shè)置了幾個時間段留意行業(yè)動向，用Social Inbox發(fā)布與自己讀到的行業(yè)新聞內(nèi)容相關(guān)的信息。她不再為收件箱工作，并且重新獲得了晚上的閑暇時光，而公司業(yè)績也節(jié)節(jié)攀升。
自動化無法消除數(shù)字化引起的分心，但可助你一臂之力。電子郵件過濾器、新聞閱讀應(yīng)用、定時內(nèi)容發(fā)布工具以及其他工具，能夠?qū)帄Z你注意力的內(nèi)容進(jìn)行整合精簡，為你減輕負(fù)擔(dān)，讓你無論工作還是生活，無論在線與否，都能更好地投入重要任務(wù)。
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