不會(huì)制定工作計(jì)劃 如何進(jìn)行時(shí)間和精力管理？
來 源：未知發(fā)表日期：2016-04-22
很多人天性不羈，排斥周密安排，拒絕工作計(jì)劃，又發(fā)現(xiàn)自己的生活無法和創(chuàng)造性工作實(shí)現(xiàn)平衡。
如果你對此已經(jīng)厭倦，又難以接受、更難遵守一份嚴(yán)格的日程安排，或許，是時(shí)候換個(gè)思維了。別再將管理時(shí)間想成搞一套要嚴(yán)格遵守的條條框框了，試著將它理解成提升工作效率的方法，發(fā)現(xiàn)并培養(yǎng)你獨(dú)一無二的創(chuàng)造力節(jié)奏，那是你人生的節(jié)奏，生命的韻律。
史蒂夫·布拉德利是一名設(shè)計(jì)師和作家，他曾說：“不管你是否是有意為之，你的設(shè)計(jì)作品中總會(huì)有節(jié)奏在流動(dòng)。是節(jié)奏激活了空間感，也是節(jié)奏創(chuàng)造了氛圍，更是節(jié)奏引導(dǎo)觀眾理解你的設(shè)計(jì)。”節(jié)奏也能幫助你梳理時(shí)間。
如果你覺得這樣的建議聽起來還算有點(diǎn)吸引力，那么，下面我將根據(jù)自己的生活和給顧客做時(shí)間管理培訓(xùn)的工作經(jīng)驗(yàn)，給出一些具體建議，以供你安排時(shí)間，管理自己的精力、興趣和目標(biāo)。
每個(gè)月的節(jié)奏
當(dāng)你給一個(gè)月做的計(jì)劃比較少的時(shí)候，你常常能比計(jì)劃做到更多的事情。大部分人都有一種自然的節(jié)奏，他們能在一個(gè)月內(nèi)完成一項(xiàng)重要的工作項(xiàng)目，或者實(shí)現(xiàn)一次自我的提高。我不是指這是你在一個(gè)月內(nèi)做的唯一一件事，而是說，這些事意義重大，例如學(xué)會(huì)使用一款新軟件，或者整理你的辦公空間。如果你告訴自己說要在一個(gè)月內(nèi)做到三件這樣的事情，那么你可能一件事都開不了個(gè)頭。而如果你承諾這個(gè)月只做一件這樣的事，那么你就很有可能完成，或者做到大部分內(nèi)容。記住這個(gè)每月一個(gè)項(xiàng)目的節(jié)奏，你會(huì)舒服很多。
另外，保持一個(gè)月內(nèi)的精力節(jié)奏也是非常重要的。當(dāng)然會(huì)有例外，但是按照常規(guī)來說，大部分人每個(gè)月最多只能有一到兩次旅行，否則就會(huì)明顯跟不上節(jié)奏。還要考慮到你參加社交活動(dòng)和在家里接待訪客這些事的頻率。這些活動(dòng)都會(huì)讓你的生活更加豐富多彩，但是當(dāng)例外變成常態(tài)，你就會(huì)失去自己的節(jié)奏。
每一周的節(jié)奏
每周的項(xiàng)目、會(huì)議和任務(wù)可能都不一樣，但是培養(yǎng)出通用的每周節(jié)奏感會(huì)對你的工作大有裨益。你可以將它理解成一個(gè)設(shè)計(jì)范式。你總是可以先設(shè)計(jì)一個(gè)總體樣式，然后再針對每一個(gè)具體的項(xiàng)目做必要的修改——在這個(gè)案例中，你的項(xiàng)目就是每一周的具體安排。
經(jīng)過很多試驗(yàn)后，我已經(jīng)找到了自己的最佳每周節(jié)奏，包含以下幾項(xiàng)：
將周一早晨讓自己振作起來的那段時(shí)間也算在每周的節(jié)奏里，這樣，度過周末后每周開始的那幾個(gè)小時(shí)就不用算在一周的計(jì)劃和進(jìn)程里了。
在周三下午給當(dāng)前的項(xiàng)目做時(shí)間管理。我整周都得做小項(xiàng)目，但是當(dāng)我需要專注于像新書策劃這樣的大項(xiàng)目時(shí)，用一整個(gè)遠(yuǎn)離會(huì)議的下午工作的效果最好。這種情況下，我能找間咖啡館，完成高質(zhì)量、不受干擾的工作。這是我在主動(dòng)尋找重要的改變契機(jī)，感覺上像是在日復(fù)一日的常態(tài)中完成一次漂亮的周中變奏。
在周五下午逐步結(jié)束工作。我會(huì)留出三個(gè)小時(shí)的時(shí)間，處理所有沒能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成的任務(wù)，做一些不怎么急的行政類工作。在一周結(jié)束前完成這些工作令人非常愉快。
至少留出一個(gè)工作日的晚上用于處理私人待辦事項(xiàng)和放松。我是名社交達(dá)人，但人再外向也要有私人空間。
當(dāng)然了，如果有必要，我還能繼續(xù)改進(jìn)這些內(nèi)容。但是，我非常喜歡這個(gè)節(jié)奏，它讓我一整周都特別舒服，還能在周末前獲得解脫。
每一天的節(jié)奏
沒有完美的方案能讓你過好一整天。一些人建議別在早晨檢查郵件，另一些人給的建議完全相反。訣竅就是忠于自己，找到盡可能讓你24個(gè)小時(shí)都過得完美的最佳方案。
以我來講，我會(huì)花開始的一個(gè)小時(shí)到一個(gè)半小時(shí)的時(shí)間用于計(jì)劃、回復(fù)郵件和完成一些小的待辦事項(xiàng)。然后我就會(huì)投入到更深入的工作中和接待客戶，一直持續(xù)到十點(diǎn)至十一點(diǎn)。我喜歡一天的會(huì)議時(shí)間不超過四個(gè)小時(shí)，并且會(huì)努力留出至少半個(gè)小時(shí)的時(shí)間用于自由結(jié)束一整天的工作。對于我的一些客戶，一天最好的節(jié)奏是在早晨飛速回復(fù)郵件，然后立刻投入需要深入的工作，一直干到吃午飯。午飯后，他們會(huì)開會(huì)，或者處理早前發(fā)生的緊急事件。
無論你喜歡哪一種，你都要清楚的知道，什么時(shí)候從事需要最高專注度的工作，什么時(shí)候開會(huì)，什么時(shí)候用于整理和計(jì)劃，以保障所有事情都朝著正確的方向前進(jìn)。
回到中心的節(jié)奏
最后，當(dāng)你的節(jié)奏發(fā)生重要變化的時(shí)候，知道什么樣的模式能幫你回到起點(diǎn)則至關(guān)緊要。當(dāng)你需要從無盡的落后感和自責(zé)中掙脫出來時(shí)，要忠于自己，并允許自己花時(shí)間重整旗鼓。
舉個(gè)例子，當(dāng)你安排好假期前一天和假期后的第一天時(shí)，你是最沒壓力的，因?yàn)闆]人能在這兩天給你安排會(huì)議。這樣，你就能自由完結(jié)手頭的工作，或者將自己的心思從玩樂中拉回來。同樣的，在一場會(huì)議或者一個(gè)重要項(xiàng)目后，給自己做一個(gè)至少半天的計(jì)劃，或者進(jìn)行收尾工作，或者繼續(xù)跟進(jìn)，或者整理你的筆跡。這能賦予你立即獲取價(jià)值的能力。有人曾告訴過我，她出差參加會(huì)議的時(shí)候，總是會(huì)在旅館多訂一晚上的房間，這樣她就能在回家前將一切處理完畢。事情越亂，你就會(huì)想要越多的時(shí)間將一切重新送回正軌，回到正常節(jié)奏中去。
每個(gè)月、每一周和每一天的節(jié)奏即能產(chǎn)生井然的秩序，也能給你靈活的自由度，讓你的工作和時(shí)間和諧而流暢。是時(shí)候去發(fā)現(xiàn)你自己的節(jié)奏了。
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