工作計(jì)劃的最佳做法
作 者：胡言非語 來 源：中國人力資源開發(fā)網(wǎng)發(fā)表日期：2017-10-20
談到計(jì)劃，很多人心里充滿了抵觸，因?yàn)槿绻龅煤芗?xì)致，就感覺像一個(gè)緊箍咒限制了自己;如果不認(rèn)真做，其實(shí)又是一個(gè)很沒有意義的東西。
但是，在一個(gè)組織里，一定是需要各種計(jì)劃的，多數(shù)人不愿意做計(jì)劃的問題首先在于心態(tài)，其次在于方法，兩者結(jié)合起來其實(shí)就是缺乏好的“做法”。
現(xiàn)在的職場人在計(jì)劃方面有一些誤區(qū)，我們來解讀一下：
首先，工作計(jì)劃一定不要被繁瑣的表格蒙蔽雙眼，計(jì)劃和表格是兩碼事，正如人和衣服是兩個(gè)物體，但配合得好能加分不少。表格很重要，但老胡發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有一個(gè)不好的趨勢，那就是很多人對表格的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于了計(jì)劃的內(nèi)容本身。
其次，工作計(jì)劃只是一個(gè)假設(shè)，任何事情只能追求更高的概率去保障完成，而非現(xiàn)在做的計(jì)劃就能一成不變地去執(zhí)行。
再次，很多人并沒有對計(jì)劃要做的工作有強(qiáng)烈的興趣和責(zé)任，所以怎么會(huì)有興趣來設(shè)計(jì)如何做這件事呢?
老胡今天來談?wù)劰ぷ饔?jì)劃的最佳做法：
第一招 凡事要趁早
誰都知道“早起的鳥兒有蟲吃”，可多數(shù)人仍然在貪戀被窩。
對于一件工作的計(jì)劃，一定要思考在前面，而非事情都要啟動(dòng)了，為了應(yīng)付上級而編制一堆列表出來，自己都不愿意去看，更不會(huì)在執(zhí)行的時(shí)候想著這些安排。
老胡建議，要多拿一些時(shí)間來思考未來事宜的計(jì)劃，哪怕還只是一個(gè)雛形。
第二招 動(dòng)態(tài)改善
如果事先做的計(jì)劃一成不變，那達(dá)成的概率反而不見得高。
在執(zhí)行計(jì)劃的過程中，其實(shí)也是一個(gè)反復(fù)修改計(jì)劃的過程。
必須要對計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)的改善，這需要你經(jīng)常回顧計(jì)劃。
當(dāng)初制定計(jì)劃時(shí)所處的環(huán)境，涉及的人、方法、資源等，很可能已經(jīng)發(fā)生了變化，你如果不隨之調(diào)整，其實(shí)就是缺了要完成目標(biāo)的決心。
老胡到一些企業(yè)去進(jìn)行工作質(zhì)詢時(shí)，發(fā)現(xiàn)計(jì)劃有問題，問到的實(shí)際情況和計(jì)劃發(fā)生了很大偏差，很多人卻坦然的說當(dāng)時(shí)計(jì)劃是這樣，現(xiàn)在不一樣了。
那為什么不動(dòng)態(tài)改善呢?
請記得，優(yōu)秀的企業(yè)和個(gè)人，都有個(gè)特點(diǎn)：
有計(jì)劃地進(jìn)行各項(xiàng)工作，且有計(jì)劃地去進(jìn)行改進(jìn)! ?
第三招 力求具體
在進(jìn)行了初步的構(gòu)思后，就要尋求各種資源、資料來將其變得具體化，變成可以行動(dòng)的步驟來讓自己更有動(dòng)力去行動(dòng)。
沒有具體化的情況主要有幾點(diǎn)：
A. 工作分解的顆粒度太大;
B. 負(fù)責(zé)人沒有落實(shí)到人頭，用部門代替;
C. 時(shí)間模糊;
D. 結(jié)果定義不夠清楚;
E. 是否能完成，沒有衡量，只是寫出來;
例如某項(xiàng)工作設(shè)定為：完成XX新產(chǎn)品開發(fā)。事實(shí)上，這件工作可能涉及到很多的人、部門、資源的協(xié)調(diào)、市場調(diào)研等，如果籠統(tǒng)在一起，設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人，最終很可能會(huì)延誤或者成果不盡如人意。應(yīng)該再進(jìn)行分解，直到做計(jì)劃的人，能夠?qū)ψ约簩懴碌娜蝿?wù)，明確完成成果、明確時(shí)間跨度、明確責(zé)任人，且心中沒有擔(dān)憂，有較大的把握能夠按照自己的進(jìn)度完成為止。
第四招 共同參與
很多人都犯了一個(gè)錯(cuò)誤，當(dāng)一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人，自己就定義為都是自己的事了，埋頭做計(jì)劃，缺乏與相關(guān)聯(lián)人的溝通，計(jì)劃沒有別人參與，出現(xiàn)協(xié)調(diào)問題時(shí)就會(huì)覺得全世界都不配合。
實(shí)際上，我們很多跨部門的項(xiàng)目或者某件工作，的確存在就一個(gè)人做主要事情的情況，但并不是就無需其他人員的信息或者支持。一個(gè)人要把計(jì)劃做好，在構(gòu)思的時(shí)候，就要充分地設(shè)定好會(huì)受到什么因素的影響，哪些人會(huì)參與進(jìn)來，哪些人會(huì)有阻力，在計(jì)劃之初就要爭取更多的人參與，只有參與了計(jì)劃，他們才會(huì)覺得支持也是他們該做的事之一，否則支持力度大小就要看臉面和人情了，這也是很多企業(yè)工作滯后、部門協(xié)調(diào)出問題的重要原因之一。
試問：你的計(jì)劃我都不知道，或者你把我放進(jìn)去了，都沒知會(huì)我，需要的時(shí)候突然來找我，難道我整天等著你沒別的事嗎?怪我不配合?我可不認(rèn)。
各位朋友想想，是不是這個(gè)道理?
第五招 重視里程碑
計(jì)劃很重要的特點(diǎn)在于有序推進(jìn)，而里程碑就是設(shè)定在計(jì)劃中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一個(gè)里程碑沒有達(dá)到，是無法往前推進(jìn)的。
有人就笑了，這個(gè)工作做不完，我可以提前做后面的工作啊?
看起來好像有道理，但事實(shí)上呢?
我們經(jīng)常出現(xiàn)效率不高，不是因?yàn)椴粫?huì)做，也不是不愿意去行動(dòng)，而是什么事都纏繞在腦海中，這個(gè)要做，那個(gè)也要做，將自己纏繞起來，缺乏優(yōu)先級的思維。
對于設(shè)定的里程碑事件，無論如何也要在設(shè)定的時(shí)間點(diǎn)達(dá)到要求，否則沒有緊迫感，離終點(diǎn)還很遠(yuǎn)，工作就會(huì)延誤。
總的來說，老胡建議：
1. 如何去構(gòu)思一件事情的框架，要優(yōu)先于你列出如何一步步去做;
2. 構(gòu)思，是你剛面臨一件事情時(shí)如何看待它，不要等待詳盡的數(shù)據(jù)或其他任何會(huì)阻礙你開始構(gòu)思的因素;
3. 一旦構(gòu)思出框架，對事情的整體有概念，對整體時(shí)間跨度和結(jié)果定義明晰后，就要策劃如何一步步實(shí)現(xiàn)，需要具體化，并設(shè)置里程碑，將遠(yuǎn)期壓力分解到過程中，搭建出實(shí)現(xiàn)路徑;
4. 計(jì)劃的編制過程中，一定要思考人的因素，一開始就要把可能影響到你計(jì)劃的各種人和資源考慮進(jìn)來，盡可能讓他們參與你的計(jì)劃思考，提出意見。哪怕只是進(jìn)行一場非正式的談話，講清楚你要做什么，過程中可能哪些地方需要他的支持，再聽聽他的建議。
老胡相信，當(dāng)你去認(rèn)真策劃一件工作，并試圖讓別人支持，且一步步實(shí)現(xiàn)過程成果，最終按照自己的想法來實(shí)現(xiàn)整體計(jì)劃成果，體驗(yàn)這樣一個(gè)過程之后，你會(huì)愛上計(jì)劃，因?yàn)樗^對不僅僅是做一個(gè)表格，寫一些文字和數(shù)據(jù)。
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